11 порад для ефективного управління віддаленими співробітниками + Чек-лист

За даними Global Workplace Analytics, 50% співробітників іноді працюють з дому, а від 80 до 90% всіх співробітників говорять, що вони хотіли б хоча б частину часу працювати віддалено.

Для деяких співробітників, віддалена робота – єдиний можливий варіант, в той час як іншим складно звикнути до такого формату. Багатьом здається, що побудувати довірливі відносини з віддаленою командою та організувати свій робочий день складно. HR-менеджерам важливо розібратися як управляти віддаленими співробітниками і допомогти їм адаптуватися.

Як управляти віддаленими співробітниками

1. Встановити правила

У всіх різні уявлення про те, що значить робити щось швидко або добре. Покажіть, чого ви очікуєте та переконайтеся, що віддалені співробітники мають на увазі те саме. Використовуйте загальні системи управління завданнями і оцінкою ефективності роботи. Це допоможе краще підготувати віддалених співробітників та уникнути непорозумінь. Чим краще працівник підготовлений до вимог компанії, тим результативнішою буде його робота.

2. Створити комунікаційну стратегію

Віддалене управління продуктивною командою починається із стратегії спілкування. По-перше, організуйте відповідну кількість щотижневих звітів. По-друге, встановіть принципи керівництва для повсякденних завдань. Деякі люди краще працюють зі списком питань і думок, в той час як інші люблять чіткий план. Розуміння того, що є невідкладним, дозволить досягти максимальної продуктивності.

3. Забезпечити необхідними робочими інструментами

Якщо віддалені співробітники не можуть завантажувати файли, погано чують по телефону та постійно отримують листи в незручний час – вам не вдалося вирішити основні питання. Інвестуйте в надійні робочі інструменти, щоб співпраця була комфортною для обох сторін. Потім розробіть чіткі процеси для використання цих інструментів.

4. Зосередитися на цілях

При роботі з віддаленими співробітниками, важливо управляти очікуваннями та зосередитися на цілях. Не турбуйтеся про те, що робиться, сконцентруйтеся на тому, що досягається. Якщо ви досягаєте поставлених цілей, тоді відмінно. Якщо ні, варто працювати над цим далі.

5. Можливість кар’єрного зростання

Легко потрапити в пастку, думаючи про віддалених членів команди, як про найманих робітників, які допомагають вирішити завдання бізнесу. Але, як і у команди в офісі, у них є свої цілі і прагнення. Знайдіть час обговорити на зустрічі 1: 1 з дистанційним працівником можливості його кар’єрного зростання.

6. Ставитися до віддалених як до локальних

Не ставтеся до віддалених співробітників так, ніби їх не існує. Пам’ятайте про те, що люди, які працюють з вами в офісі, можуть швидко отримати відповіді. Співробітник по ту сторону ноутбука позбавлений цієї можливості. Намагайтеся оперативно відповідати на питання або уточнення. Це допоможе не тільки краще пізнати компанію і проект, а й налагодити особисті зв’язки.

7. Використовувати відео

Розгляньте варіанти відео-підтвердження замовлення. Віддаленому співробітнику важливо розуміти, що він частина колективу і бачити обличчя колег своїми очима. Підключайте відео трансляції для важливих обговорень. З такою кількістю безкоштовних і недорогих рішень для відео-чату (наприклад, Skype) немає ніяких причин відмовлятися від відео, коли це можливо.

8. Уникати неправильної постановки завдань

Навчайте людей залишатися в робочому режимі і відволікатися тільки тоді, коли це необхідно. Нескінченні листи із завданнями та рекомендаціями можуть задушити продуктивність. Старайтеся відправляти email з завданнями на початку дня.

9. Регулярно спілкуватися

Використовуйте кілька каналів для спілкування. Якщо це можливо, організовуйте особисті зустрічі, знайомте віддалених колег з корпоративною культурою. Постійна взаємодія допоможе віддаленим працівникам відчути себе частиною компанії.

10. Відстежуйте ефективність

Багато компаній не готові працювати з віддаленими співробітниками через страх, що вдома не можна працювати так само ефективно, як в офісі, тож дедлайни неодмінно будуть зірвані. Не використовуйте програми по відстеженню робочого часу, щоб контролювати віддалених колег. Набагато ефективніше оцінювати результат, а не витрачений час.

11. Використовуйте смайлики та анімацію

З огляду на те, що основна частина спілкування невербальна, одним словами важко передати те, що ви думаєте. Особливо в робочому процесі, коли слова можуть сприйматися більш агресивно.

Подивіться, як зміниться реакція, якщо ви поставите підбадьорливий смайл при листуванні в чаті. Ви досягнете аналогічного ефекту, якщо хочете відправити електронний лист: поставте в кінці смайлик, щоб показати, що ви не занадто серйозні.

Чек-лист стратегій і інструментів

Інструменти:

• Програма для чату і спільної роботи (Slack, Telegram, Viber);
• Відео-виклик (Skype, Zoom, Slack, Hangouts);
• Спільне використання екрану (good old TeamViever still rocks);
• Система управління проектами (JIRA, Redmine, Trello, Youtrack, etc.);
• Використовувати ПО для автоматизації core HR функцій (BambooHR, Workday, Hurma System, etc.).

Стратегії:

• Навчити віддалених працівників тому, як найбільш ефективно працювати з дому;
• По можливості використовувати телефонні дзвінки і відеодзвінки;
• Періодично проводити особисті та корпоративні заходи;
• Враховувати часовий пояс віддаленого співробітника;
• Проводити сеанси питань і відповідей з керівництвом тільки для віддалених працівників;
• Спілкуватися часто і регулярно;
• Дозволити віддаленим працівникам вести спільні проекти.

Висновок: чи складно працювати з віддаленими співробітниками?

Управління віддаленою командою й правда непросте завдання: відстежувати результати членів команди і робочий процес набагато складніше, ніж в офісі. Але варто тільки почати і керуватися в роботі логікою та здоровим глуздом – і у вас все вийде. Таким чином, ви можете створити групу віддалених колег, які допоможуть вам швидше досягти цілей компанії.